掌握6大祕訣，團隊學習加倍快

知識經濟時代，怎麼學習才會快又有效？相同目標、不同團隊，為何學習成效差這麼大？哈佛商學院研究發現，團隊領導人是關鍵因素。

「組織有能力學習，並將學習轉化為迅速行動，就是它最大的競爭優勢，」傑克威爾許說。

如果你是主管，要幫自己團隊的學習成績打分數，你會給A或者F？

許多領導人都想加速團隊的學習。他們深知，面對知識經濟，持續發展新能力，是創造持久優勢的關鍵。問題在於，怎麼學習才會又快又有效？

一九九○年代末期，心血管手術快速發展，美國醫院陸續引進各種新科技，而這些技術都需要不同領域的專家組成團隊，密切合作。

為了探討團隊如何有效學習，哈佛商學院的幾位學者研究了十六家醫院的外科手術團隊，如何學習採用最低侵入式的微創心臟手術（MICS），取代傳統的開心手術。

這種新方法不必切開胸骨，只需透過肋骨之間的小切口，就能進行修補或繞道等手術。關鍵是，醫師必須學會操作導管和氣球，還要與麻醉師、體外循環師、護士等成員密切配合。

美國著名的醫師作家葛文德（Atul Gawande）曾在《一位外科醫師的修煉》書中，詳細描述了這項重要研究帶來的啟發。

當時，研究人員發現，這十幾個團隊的學習速度落差極大，有的團隊很快就把手術時間縮短了一半，有些團隊卻毫無進展。為什麼會有這麼大的差異？他們比較了學習最快與最慢的兩個團隊，找出幾個明顯的不同。

別當「握手術刀的拿破崙」

學得最快的外科團隊，領導的醫師並非最有經驗，但他帶領團隊的方式，成為學習成效加快的決定性因素。

首先，他仔細挑選一群能與別人共事的人員組成團隊，而且在同一組人完成前十五個手術案例，建立了穩定性以後，才允許新成員加入。同時，為了讓團隊熟悉新手術的步驟，他每週密集安排六次類似手術，連續四週，幫助團隊累積學習經驗。

更重要的是，每次手術之前，他會將團隊聚集在一起，討論策略，並在手術後立即再次開會，收集成員們的檢討匯報。由於他對團隊合作的重視，鼓勵意見交流與即時回饋，團隊成員對彼此都有很高的信任感。

他的角色不是「握著手術刀的拿破崙」，葛文德形容，他必須讓自己成為其他團隊成員的伙伴，這樣才能獲得各種意見（input）。

相較之下，學習最慢團隊的主導醫師，雖然經驗豐富，卻不願花功夫建立團隊凝聚力。他的團隊在前七個手術中，都有不同的成員加入，而且也沒有術前準備、術後檢討等會議，一切都按照傳統方式進行，主刀的醫師說了算，其他成員不敢多話。

團隊能否快速學習，取決於多個因素，但哈佛的這項研究，點出了最發人深省的啟示：成功的團隊往往擁有一位學習型領導人，積極引導團隊加快學習。

另個啟示，領導人如果切實執行一項簡單的紀律──事前簡報（briefing）和事後檢討（debriefing）──有助加快團隊學習。也就是說，你必須掌握「反思」或「回饋」的能力。

用反思與回饋加快學習

許多專家都一再強調，這項紀律對於組織學習的重要性。「經驗加上反思，才能帶來持久的學習，」英國管理大師韓第說過。

所以，領導力顧問道堤指出，從更廣泛的角度來看待學習，我們應該把「回饋」當成系統中重要的一部份。如果你想加速團隊的學習，首先就要讓他們投入有意義的挑戰，然後設計一套回饋系統，使他們可以每天自然學習。

該怎麼著手？她提出了六個建議：

一、縮短「學習循環圈」：

現實生活中的學習，會形成一個循環圈（loop），就像科學家做研究一樣，你的團隊必須先形成一個想法，針對這個想法進行實驗，檢視有沒有效、帶來什麼影響，然後反思學到了什麼教訓。

如果不能盡快完成整個循環，學習就會停頓。換句話說，要讓團隊快一點「開竅」，你應該想出更即時、更有系統的意見回饋機制。

舉例來說，許多軟體開發商和設計師都會利用「快速成型」（rapid prototyping）的方法來縮短他們的循環圈。她曾經研究一家軟體商的企業資源規劃系統（ERP）導入團隊，其中一組在短短六個月就達標，另外八組團隊卻仍在原地打轉。

成功團隊的祕訣，就在於他們直接做出系統原型，交給客戶試用，然後每週與客戶開會，聽取使用經驗和回饋，再修改設計。「突然有一天，系統就正式上線了，」團隊成員告訴她，「因為運作很順利，系統轉換根本不成問題。」

二、像建築師一樣具象思考：

設計公共場所的建築師都會考慮，如何讓這個空間發揮引導交通流量的作用。同樣的，一個理想的回饋系統也必須能夠把即時、有用的訊息傳達出去，讓員工可以根據訊息，採取行動。

無論組織或團隊，你所傳達的訊息都應該是生動、具體的，就像標誌設計那樣。一個可借鏡的做法，是許多精實生產廠商所使用的低科技「目視化管理」，透過簡單的、一眼即知的視覺化訊息，讓員工了解並做出改變。

三、加快掌握上游（客戶）反應：

有沒有兌現對客戶的承諾，你的團隊知道嗎？大部份企業都缺乏他們與客戶在「關鍵時刻」（moments of truth）互動成效的即時資料。愈快掌握上游客戶端的這些資料，愈能加速團隊學習，提升下游端財務績效。

例如，一家租屋仲介公司發現，房客的年度續約率，與他們當初入住體驗的好壞，有極大關係。於是，公司針對每個客戶入住體驗的品質，訂出一套可以得到迅速回饋的方法，讓續約率和收益都獲得了改善。

四、收集針對系統、而非個人的回饋：

企業在收集回饋時，如果只用來評估員工個人的表現，而不評估整個系統的運作，就會錯失重要的洞見。最好的做法，是從流程開始，檢視什麼地方出了問題。善用日本品管大師石川馨的「魚骨圖」，可以幫助你擴大思考，也許從眼前的問題找出潛在的成因。

五、創造分享經驗的討論空間：

當你建立一套具體方式，例如討論會、討論區或社群，讓團隊分享知識、進行事後檢討、反思資料，或探究問題成因，每個團隊成員都能從學習中受益。

這種討論空間（forum）必須是一種開放與支持的環境，讓你的明星成員有機會分享解決問題的技巧；讓你的菜鳥有機會從同儕交流中加速進步。

六、循序漸進之必要：

收集的意見和回饋等資料愈多，就會像河水水位下降，把河底的大量石頭都暴露了出來。

與其馬上把所有的石頭通通搬光，領導力顧問道堤建議，最好還是用漸進方式，逐步清除這些障礙，並讓你的學習系統隨時間演進。畢竟，員工需要時間才能開始信賴這些資料、診斷潛在問題，進而解決問題。

資料來源：網路文章
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